LAPORAN OBSERVASI TENTANG INVENTARIS BARANG DI UPTD (UNIT PELAKSANA TINGKAT DAERAH) LOWOKWARU KOTA MALANG
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Manajemen Sarana dan Prasarana
yang dibina oleh Prof. Dr. H. Ibrahim Bafadal., M.Pd.
oleh
Adhe Kusuma Pertiwi
140131602849
Muhammad Habib Mustofa
140131603815
Novita Rahayu
140131603678
Sheila Fransisca Fortunata
140131602795
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
2016
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan penelitian tentang “Laporan Observasi Tentang Inventaris Barang di UPTD (Unit Pelaksana Tingkat Daerah) Lowokwaru Kota Malang” dengan baik dan lancar.
Laporan penelitian ini penulis tujukan kepada:
1. Dosen mata kuliah Manajemen Sarana dan Prasarana yang dibina oleh Prof. Dr. H. Ibrahim Bafadal., M.Pd.
2. Pembaca laporan observasi “Laporan Observasi Tentang Inventaris Barang di UPTD (Unit Pelaksana Tingkat Daerah) Lowokwaru Kota Malang”.
Ucapan terimakasih juga penulis tujukan kepada:
1. Dosen mata kuliah Manajemen Sarana dan Prasarana yang dibina oleh Prof. Dr. H. Ibrahim Bafadal., M.Pd. yang telah membimbing penulis untuk mengadakan penelitian.
2. Anggota kelompok yang membantu dan bekerjasama dalam penyelenggaraan dan penyelesaian tugas observasi.
3. Kepada UPTD Lowokwaru Kota Malang, yang telah memberikan izin untuk melakukan observasi.
Penulis sadar bahwa laporan penelitian ini masih banyak kekurangan. Kritik dan saran yang sifatnya membangun agar memberikan nilai lebih bagi penulis untuk memperbaiki penyusunan laporan penelitian berikutnya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Malang, 20 April 2016
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
Daftar Lampiran iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
B. Rasional Pemilihan Tempat 1
BAB II KAJIAN TEORI
A. Pengertian Inventarisasi Sarana dan Sarana Pendidikan.
B. Tujuan Inventarisasi Sarana dan Sarana Pendidikan.
C. Manfaat Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
D. Pengadministrasian Barang Inventaris
BAB III HASIL OBSERVASI
A. Identitas UPTD
B. Hasil Observasi
BAB IV ANALISIS
A. Analisis Teori dengan Hasil Observasi
B. Kelebihan dan Kekurangan
BAB V REKOMENDASI
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
Daftar Rujukan
Lampiran
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Surat Pengantar Izin Observasi Dari Fakultas
2. Surat Pengantar Izin Observasi Dari Dinas Pendidikan
3. Foto Kelompok Saat Wawancara
4. Contoh Buku Inventaris UPTD
5. Contoh Lembar Pengajuan Sekolah Menegenai
Perbaikan Sekolah
6. Surat Balikan dari UPTD
7. Laporan Keuangan Dana BOSNAS
8. Rekapitulasi Pembelian Barang Inventarisasi
SDN Tunjungsekar 2
9. Buku Penerimaan Barang
10. Buku Pencatatan Barang SDN Tunjungsekar 2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Keberhasilan program pendidikan melalui proses belajar mengajar sangat dipengaruhi oleh banyak faktor, salah satu diantaranya adalah tersedianya sarana dan prasarana pendidikan yangmemadai disertai pemanfaatan dan pengelolaan secara optimal.Sarana dan prasarana pendidikan merupakan salah satu sumberdaya yang penting dan utama dalam menunjang prosespembelajarandi sekolah, untuk itu perlu dilakukan peningkatan dalampendayagunaan dan pengelolaannya, agar tujuan yang diharapkandapat tercapai. Dewasa ini masih sering ditemukan banyak saranadan prasarana pendidikan yang dimiliki oleh sekolah yang diterimasebagai bantuan, baik dari pemerintah maupun masyarakat yangtidak optimal penggunaannya dan bahkan tidak dapat lagi digunakansesuai dengan fungsinya. Hal itu disebabkan antara lain olehkurangnya kepedulian terhadap sarana dan prasarana yang dimilikiserta tidak adanya pengelolaan yang memadai.
Dalam proses inventarisasi barang yang ada di sekolah, tentunya tidak terlepas dari dukungan Unit Pelaksana Tingkat Daerah (UPTD) dan Dinas Pendidikan setempat. Namun dalam kenyataannya, penginterisasian yang dilakukan sekolah hanya diketahui untuk kalangan sekolah sendiri, UPTD dan Dinas Pendidikan tidak turut andil dalam proses penginventarisasian sekolah.
B. Rasional Pemilihan Tempat
Observasi yang dilakukan di UPTD Kecamatan Lowokwaru dipilih karena dekat dengan lokasi Universitas Negeri Malang sehingga memudahkan untuk permohonan izin, melakukan kunjungan dan observasi, serta staf dan pegawai UPTD yang ramah serta menjelaskan secara detail tugas yang ada di UPTD.
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Pengertian Inventarisasi Sarana dan Sarana Pendidikan
Menurut Direktorat Tenaga KependidikanDirektorat JenderalPeningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga KependidikanDepartemen Pendidikan NasionalTahun 2007, inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium)yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya.Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatanatau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftarinventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tatacara yang berlaku.
Manurut Bafadal (2014), menyatakan salah satu aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah mencatat semua perlengkapan yang dimiliki oleh sekolah, kegiatan pencatatan semua perlengkapan itu disebut dengan istilah inventarisasi perlengkapan pendidikan. Secara definitif, inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Inventaris itu adalah pencatatan barang milik negara. Tidak hanya itu, tetapi juga barang-barang habis pakai maupun tahan lama, baik barang-barang milik negara maupun milik sekolah, baik yang bergerak atau yang tidak bergerak, yang murah ataupun mahal, harus diinventarisasikan secara tertib menurut tata cara yang berlaku.
Ada beberapa landasan hukum yang mendasari kegiatan inventarisasi perlengkapan sekolah, yaitu:
1. Instruksi Presiden RI Nomor 3 Tahun 1971, tertanggal 30 Maret 1991;
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor Kep-225/MK/V/4/1971, tertanggal 13 April 1971;
3. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 9 Tahun 1971, tertanggal 23 Oktober; 1971
4. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4/M/1980, tertanggal 24 Mei 1980.
Penginventarisasian perlengkapan pendidikan memikiki nilai guna. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan akan tercipta ketertiban administrasi barang, penghemata keuangan, mempermudah dalam pemeliharaan dan pengawasan. Lebih lanjut, invetarisasi mampu menyediakan data dan informasi untuk perencanaan.
Barang inventaris sekolah adalah semua barangmilik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melaluidana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai pertukaran,hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolahguna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.Tiap sekolah wajib menyelenggarakan inventarisasi barang miliknegara yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secarateratur, tertib dan lengkap. Kepala sekolah melakukan danbertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik danpengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada disekolahnya.
B. Tujuan Inventarisasi Sarana dan Sarana Pendidikan
Menurut Direktorat Tenaga KependidikanDirektorat JenderalPeningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga KependidikanDepartemen Pendidikan NasionalTahun 2007, secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usahapenyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadapsarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secarakhusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:
1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi saranadan prasaranayang dimiliki oleh suatu sekolah.
2. Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaanmaupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana danprasarana sekolah.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaansuatu sekolah dalam bentuk materil yang dapat dinilai denganuang.
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian saranadan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.
C. Manfaat Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Menurut Direktorat Tenaga KependidikanDirektorat JenderalPeningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga KependidikanDepartemen Pendidikan NasionalTahun 2007, daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasiyang lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat,yakni sebagai berikut:
1. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukankebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
2. Memberikan data dan informasi untuk dijadikanbahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan barang.
3. Memberikan data dan informasi untuk dijadikanbahan/pedoman dalam penyaluran barang.
4. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaanbarang (tua, rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkanpenghapusannya.
5. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkanpengawasan dan pengendalian barang.
D. Pengadministrasian Barang Inventaris
Menurut Bafadal (2014), cara menginventarisasi perlengakapan sekolah adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan perlengkapan pendidikan;
a. Ada barang baru
b. Pencatatan di dalam buku penerimaan
c. Pengelompokan barang baru :
1) Inventaris :
- Pencatatan di dalam buku induk inventaris
- Pencatatan di dalam golongan inventaris
2) Bukan Inventaris
- Pencatatan di dalam buku induk bukan inventaris
- Pencatatan di dalam kartu (buku) stok barang
2. Pembuatan kode barang
Kode barang adalah sebuah tanda yang menunjukkan pemilikan barang.
Menurut Direktorat Tenaga Kependidikan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Departemen Pendidikan Nasional Tahun 2007, pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventarisdilakukan dalam Buku Induk Barang Inventaris, Buku GolonganBarang Inventaris, BukuCatatan Barang Non Inventaris, DaftarLaporan Triwulan, Mutasi Barang Inventaris, Daftar Rekap BarangInventaris.
1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatatsemua barang inventaris milik negara dalam lingkungansekolah menurut urutantanggal penerimaannya.
2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantutempat mencatat barang inventaris menurut golongan barangyang telah ditentukan.
3. Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatatsemua barang habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapuspapan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.
4. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalahdaftar tempat mencatat jumlah bertambah dan atauberkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yangterjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusunmenurut jenis barang pada masing-masing golonganinventaris.
5. Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempatmencatat semua barang inventaris menurut golonganbarangnya.
6. Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitumerupakan daftar yang menunjukkan jumlah baranginventaris menurut keadaan pada tanggal 1 April tahun yanglalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dankeadaan barang inventaris pada tanggal 1 April tahunanggaran berikutnya.
Untuk Daftar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasinya, sekolahwajib membuat dan mengisinya dalam rangkap 2 (dua) untukdisampaikan 1 set (asli) kepada unit kerja yang membawahinya dan 1set (tembusan) untuk arsip sendiri. Selanjutnya, contoh-contoh formatdari buku atau daftar yang disebutkan pada butir 1 s/d 6 di atas dapatdilihat pada Permen 20 tahun 2007.
BAB III
HASIL OBSERVASI
A. Identitas UPTD
1. Pewawancara :Adhe Kusumu .P, M. Habib Mustofa,
Novita Rahayu, dan Sheila Fransisca .F
2. Narasumber : Ibu Esti Rahayu, S.E
3. Jabatan : Kepala Tata Usaha UPTD Lowokwaru
4. Lokasi :UPTD Lowokwaru, Jl. Sunan Muria
Malang
5. Hari/Tgl :Rabu, 20 April 2016
B. Hasil Observasi
UPTD merupakan kepanjangan dari Unit Pelaksan Tingkat Daerah. UPTD bertugas sebagai koordinator atau jembatan antara sekolah dan Dinas Pendidikan. UPTD bertugas sebagai pembantu kegiatan Dinas Pendidikan khususnya menangani urusan di tingkat dasar yang terdiri dari SD negeri, SD swasta, dan TK. Jika ada barang datang yang bertujuan untuk pemenuhan sarana dan prasarana di sekolah, maka barang tersebut berasal atau langsung dari dinas. Kemudian pihak dinas akan mengkonfirmasi kepada UPTD agar memberitahukan kepada sekolah yang bersangkutan segera mengurus pengambilan barang. Sebelumnya pihak sekolah mengajukan proposal kepada pihak UPTD dan ditandatangani oleh pihak kepala UPTD. Kemudian setelah proposal dari pihak sekolah tersebut di (ACC) oleh UPTD dan selanjutnya dikirim ke dinas.
Pengadaan yang ada di UPTD berasal dari bantuan berupa barang yang mayoritas berasal dari Dinas dan Sekolah. Di UPTD ada kegiatan inventaris dan pengadaan, barang yang diintentaris adalah seperti barang-barang dan sarana prasarana ynag ada di UPTD. Conthnya yaitu, kursi, computer, meja, printer, papan statistika, brankas, filling cabinet dll. Untuk pengadaan di UPTD sendiri dilaksanakan apabila UPTD memiliki kekurangan barang atau sarpras yang sangat menunjang kegiatan operasional di UPTD. Selain itu pihak UPTD melakukan kegiatan pengadaan apabila ada hal yang mendesak sehingga tidak setiap tahun melakukan pengadaan barang, biasanya pihak UPTD melakukan pengadaan antara 1-5 tahun sekali dan hal tersebut jarang dilakukan, karena pihak UPTD mendapatkan bantuan atau sumbangan yang berasal dari Dinas dan Sekolah. Untuk kegiatan operasional atau pengadaan yang ada di UPTD menggunakan dana yang berasal dari dana operasional UPTD.
Sekolah yang mendapatkan bantuan dari dinas kemudian akan dikonfirmasikan oleh UPTD agar segera mengurus secara procedural. Sekolah yang mendapatkan bantuan, jarang memberikan data inventaris barang yang didapat kepada UPTD, pihak sekolah hanya memberikan proposal pengajuan barang saja. Pihak UPTD hanya dionfirmasi oleh sekolah bahwa barang bantuan dari dinas telah diterima.
