TATA RUANG KANTOR SEKOLAH
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Manajemen Sarana dan Prasarana
yang dibina oleh Bapak Prof. Dr. H. Ibrahim Bafadal, M.Pd
oleh
Novita Rahayu
140131603678
Nuri Shabrina Putri Ardi
140131604225
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Mei 2016
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN SAMPUL i
DAFTAR ISI ii
DAFTAR GAMBAR iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
B. Rumusan Masalah 1
C. Tujuan 1
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor Sekolah 2
B. Tujuan Penataan Ruang Kantor 2
C. Asas Penataan Ruang Kantor 3
D. Perbekalan Kantor 5
E. Bentuk Office Layout 7
F. Pendukung Tata Ruang Kantor 10
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan 17
B. Saran 17
DAFTAR RUJUKAN 18
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Filing Cabinet 5
Gambar 2.2 Meja Tulis Setengah Biro 5
Gambar 2.3 Ruang Kantor Tertutup 8
Gambar 2.4 Ruang Kantor Terbuka 9
Gambar 2.5 Sistem Penerangan Langsung 11
Gambar 2.6 Sistem Penerangan Setengah Langsung 12
Gambar 2.7 Sistem Penerangan Setengah Tak Langsung 12
Gambar 2.8 Sistem Penerangan Tak Langsung 13
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sekolah merupakan sebuah unit dan sistem yang memiliki tujuan. Sebagai satu unit pada sekolah, kantor bertugas memberikan layanan kepada segenap unit atau bagian sekolah. Tujuannya untuk menciptakan kemudahan bagi segenap bagian sekolah dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, sekolah memerlukan ruang kantor yang memiliki sarana yang memadai. Sarana yang ada di kantor sekolah dapat membantu mempermudah pekerjaan tenaga administrasi sekolah. Dengan pengaturan tata ruang kantor yang belum benar, maka akan terjadi kekacauan dalam melakukan aktivitas kantor. Dalam makalah ini akan dijelaskan mengenai tata ruang kantor dan peralatan yang dibutuhkan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian tata ruang kantor sekolah?
2. Apa tujuan penataan ruang kantor?
3. Apa asas penataan ruang kantor?
4. Apa sarana di kantor?
5. Bagaimana bentuk office layout?
6. Apa pendukung tata ruang kantor?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian tata ruang kantor sekolah.
2. Untuk mengetahui tujuan penataan ruang kantor.
3. Untuk mengetahui asas penataan ruang kantor.
4. Untuk mengetahui sarana di kantor.
5. Untuk mengetahui bentuk office layout.
6. Untuk mengetahui pendukung tata ruang kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor Sekolah
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor merupakan sebuah ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan. Pengertian kantor sekolah menurut Bafadal (2014) adalah salah satu unit pada sekolah sebagai suatu lembaga yang memiliki tugas memberikan layanan ketatausahaan demi kelancaran penyelenggaraan pendidikan. Fungsi utama setiap kantor sekolah adalah meringankan keseluruhan bagian sekolah agar bisa melaksanakan tugas-tugasnya secara lebih efektif dan efisien.
Menurut Gie (2000), tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja bagi pegawai. Sedangkan menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2015), tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan serta penyusunan alat dan perabot kantor sesuai luas lantai tersedia yang dapat memberikan kepuasan dan kenyamanan pegawai saat bekerja.
Jadi, tata ruang kantor sekolah merupakan penyusunan alat dan bahan yang digunakan dalam pekerjaan kantor di sekolah sesuai dengan tempatnya serta pengaturan ruang yang digunakan untuk bekerja dan dapat memberikan kepuasan dan kenyamanan pegawai sekolah saat bekerja sehingga dapat meningkatkan kualitas pekerjaan.
B. Tujuan Penataan Ruang Kantor
Tata ruang kantor merupakan aktivitas penyusunan semua perabot, peralatan, dan bahan pada luas lantai kantor sekolah. Tujuannya untuk menjadikan kantor sekolah yang siap pakai bagi kepala sekolah dan/atau pegawai tata usaha sekolah. Menurut Bafadal (2014), tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Untuk mempermudah arus kerja ketatausahaan sekolah
2. Untuk memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap personel sekolah, terutama pagawai tata usaha sekolah
3. Untuk mempermudah arus berkomunikasi antar pegawai tata usaha dan antara pegawai tata usaha dan personel sekolah lainnya
4. Untuk menyediakan layanan ketatausahaan sekolah yang baik bagi semua personel sekolah
5. Untuk menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara pekerjaan yang satu dan pekerjaan lainnya
Tata ruang kantor sekolah yang baik sangat menunjang kelancaran proses pendidikan. Dengan tata ruang kantor sekolah yang baik, semua personel sekolah mendapatkan pelayanan ketatausahaan yang maksimal, mencegah terjadinya penghamburan tenaga dan waktu para pegawai tata usaha sekolah, dan memungkinkan pemakaian ruang kantor sekolah secara efisien. Dengan demikian, penataan ruang kantor sekolah merupakan suatu aktivitas penting dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah dan harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.
C. Asas Penataan Ruang Kantor
Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2015), terdapat asas tata ruang untuk menentukan letak dan susunan yang tepat dalam rangka menata ruangan kantor, antara lain:
1. Asas jarak terpendek
Proses tata ruang kantor memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus, dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainnya.
2. Asas rangkaian kerja
Menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan mereka. Proses pekerjaan harus bergerak maju dan bukan bergerak mundur atau menyilang.
3. Asas penggunaan segenap ruangan
Mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.
4. Asas perubahan susunan tempat kerja
Bersifat fleksibel agar tidak monoton, yaitu memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak biaya, waktu, dan tidak mengganggu proses pekerjaan yang sedang berjalan.
5. Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Misalnya peralatan rapat ditaruh ruang rapat.
Dalam hubungannya dengan perencanaan tata ruang kantor sekolah, menurut Bafadal (2014) ada sejumlah prinsip tata ruang yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Suatu tata ruang yang baik adalah tata ruang yang memungkinkan semua personel tata usaha dapat menempuh jarak yang spendek-pendeknya dalam setiap menyelesaikan pekerjaan ketatausahaannya.
2. Bagian-bagian kantor sekolah yang memiliki tugas atau fungsi yang sama dan saling berkaitan hendaknya ditempatkan secara berdekatan.
3. Tata ruang yang ideal pada dasarnya adalah tata ruang yang menempatkan para personel dan alat-alatnya berdasarkan alur proses kerjanya.
4. Kantor yang baik adalah kantor yang memiliki cukup ventilasi. Oleh karena itu, meja dan perabot lainnya harus diatur sedemikian rupa, sehingga setiap bagian kantor sekolah mendapatkan cahaya dan pertukaran udara yang cukup.
5. Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang memanfaatkan ruang semaksimal mungkin. Karena itu, suatu tata ruang yang baik adalah tata ruang yang menggunakan seluruh ruang yang ada, baik ruang lantai maupun dindingnya.
6. Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang dapat dengan mudah disusun kembali bila diperlukan
7. Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras dan mengganggu pekerjaan lainnya.
D. Sarana di Kantor
Dalam melaksanakan fungsinya dan menunjang kegiatan teknis administratif sekolah, setiap kantor sekolah perlu dilengkapi dengan sarana yang bermacam-macam. Dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana, sarana merupakan perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah. Secara garis besar sarana kantor sekolah diklasifikasi menjadi:
1. Perabot kantor sekolah
Menurut Bafadal (2014), perabot kantor merupakan perlengkapan yang secara tidak langsung dapat digunakan dalam melakukan aktivitas ketatausahaan sekolah. Jenis perabot kantor sekolah pada dasarnya banyak sekali. Pada umumnya sekolah-sekolah di negara-negara yang sudah maju memiliki perabot yang lengkap, canggih, dan serba terbuat dari besi yang kuat. Pengadaannya sangat bergantung pada kebutuhan dan kemampuan sekolah. Contoh perabot kantor seperti meja tulis full biro, meja tulis semi biro, meja ketik, kursi kantor, rak, dan filing cabinet.
Gambar 2.1 Filing Cabinet Gambar 2.2 Meja Tulis Setengah Biro
2. Bahan dan peralatan kantor sekolah
Kantor sekolah merupakan salah satu unit pada sekolah yang memiliki tugas memberikan layanan ketatausahaan sekolah sekolah. Beberapa tugas yang dilakukan di kantor sekolah antara lain menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan atau informasi penyelenggaraan pendidikan di sekolahnya. Dalam rangka pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan tersebut, di setiap kantor sekolah perlu disediakan berbagai macam bahan dan peralatan. Jumlah dan jenis bahan yang perlu disediakan tergantung pada jenis dan jumlah kegiatan ketatausahaan sekolah yang harus diselesaikan ole kantor sekolah yang bersangkutan.
Peralatan yang dimaksud untuk mendukung pekerjaan di kantor sekolah antara lain amplop (berbagai ukuran), pensil, karbon, buku catatan, kertas polos, tinta, spidol kecil dan spidol besar, spidol white board, kertas folio bergaris,lem perekat, stabilo, jepitan kertas, dan lain sebagainya.
Sedangkan peralatan yang perlu dimiliki oleh kantor sekolah antara lain jam, alat penajam pensil, perforator, gunting, tancapan surat, alat penjepret kertas, alat pembuka surat, dan lain-lain.
3. Perbekalan kantor sekolah
Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2015), perbekalan meliputi peralatan perlengkapan kantor (office supplies), mesin-mesin kantor (office machine), perabot kantor (office furniture), dan interior kantor (office interior).
Office supplies adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor agar bisa selesai lebih baik, cepat, dan tepat. Perlengkapan kantor terdiri dari lembaran, non lembaran, buku, habis pakai, dan tahan lama.
Office machine adalah alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan-bahan keterangan yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contohnya adalah kalkulator, mesin tik, komputer, laptop, LCD, printer, scanner, mesin absensi, foto kopi, penghancur kertas (shredder), telepon, dan faksimile.
Office furniture adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu, besi, baja, atau plastik untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: meja, kursi, sofa, brankas, rak buku, tempat koran, dan lain sebagainya.
Office interior adalah benda kantor yang digunakan untuk memperindah ruangan kantor sehingga menyenangkan dan membuat nyaman. Contoh: lukisan, vas bunga, tanaman hias, kipas angin, AC, jam, foto presiden dan wakilnya, dan gambar pancasila.
E. Bentuk Office Layout
Setiap kantor sekolah pasti memiliki ciri khasnya tersendiri dilihat dari cara penataan ruang kantor yang ada di suatu sekolah. Kantor yang ada di suatu sekolah pasti berbeda dengan kantor yang ada di sekolah lain. Perbedaan antar kantor didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan tentang kebutuhan ruang, perabot yang ada, sistem pengawasan yang dikehendaki, jenis pekerjaan yang dilakukan, dan jumlah personel yang ada.
Menurut Bafadal (2014), ada dua macam tata ruang kantor, yaitu (1) tata ruang terbuka; dan (2) tata ruang terpisah-pisah. Dengan tata ruang terbuka berarti semua aktivitas, perabot, peralatan, dan bahan-bahan ketatausahaan sekolah ditempatkan dalam satu ruang. Tata ruang yang demikian itu tepat sekali ditempuh apabila ruang kantor sekolah sangat luas dan dibuatkan pemisah buatan, misalnya, dengan sekosel kayu atau dinding kaca. Sedangkan tata ruang terpisah-pisah adalah tata ruang yang peralatan, perabot, dan bahan-bahannya dikelompokkan, dan masing-masing kelompokkan ditempatkan di ruang tersendiri.
Apapun bentuk tata ruang yang akan digunakan, yang pasti penataan ruang kantor sekolah itu perlu direncanakan dengan hati-hari dan bijaksana. Kesalahan penataan ruang akan menimbulkan terjadinya pemborosan waktu, tenaga, dan tampat. Perencanaan tata ruang kantor sekolah yang baik adalah perencanaan yang integrative. Dengan perencanaan yang integrative berarti penataan ruang dirancang sedemikian rupa dengan mempertimbangkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan oleh bagian tata usaha sekolah, proses kerja yang harus ditempuh, perlengkapan yang harus digunakan, bentuk dan luas ruang kantor sekolah yang telah dipersiapkan, dan kondisi fisik ruang yang dipersiapkan.
Sedangkan menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2015), jenis atau bentuk tata ruang kantor dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu
1. Tertutup (Closed Plan Office)
Pada tata ruang kantor tertutup, setiap satuan tugas/unit menempati ruangan tersendiri dan terpisah dari satuan tugas yang lainnya. Ruang bekrja terbagi-bagi dalam beberapa kamar yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat dari kayu atau dinding kaca, dan dihadapkan ke arah satu lorong utama. Sehingga kamar yang satu dengan yang lainnya tidak dihubungkan. Kelebihan tata ruang tertutup ialah :
a. Memberikan penuh lingkungan pribadi (privacy) kepada seseorang.
b. Pekerjaan bersifat rahasia dan memerlukan konsentrasi tinggi dapat dilakukan.
c. Ruangan tidak terlalu gaduh dan tidak terganggu oleh tamu dari bagian lain.
d. Tamu pimpinan tidak akan mengganggu konsentrasi kerja pegawai.
e. Kemungkinan kecil menyebarnya penyakit menular dari seorang pegawai.
f. Mudah dilakukan oleh orang yang belum berpengalaman mengatur tata ruang.
Sedangkan kekurangan dari penggunaan tata ruang kantor tertutup menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2015) ialah :
a. Memerlukan biaya perawatan yang tinggi.
b. Sulit melakukan pengawasan terhadap segenap pegawai.
c. Sulitnya komunikasi antar pegawai sehingga rasa persatuan berkurang.
d. Menimbulkan kejenuhan dan menurunkan semangat kerja pegawai.
e. Sulit untuk mengadakan perubahan susunan kantor apabila terjadi penambahan pegawai, alat perlengkapan kantor, atau prosedur penyelesaian pekerjaan.
Gambar 2.3 Ruang Kantor Tertutup
2. Terbuka (Open Plan Office)
Tata ruang kantor terbuka merupakan suatu ruangan besar dan luas yang di dalamnya terdapat beberapa unit/bagian yang bekerjasama tanpa dibatasi sekat. Hal ini menguntungkan bagi kantor berluas terbatas, karena pemisah antar bagian tidak menggunakan dinding tetapi cukup dengan perabot kantor. Sehingga semua kegiatan/pekerjaan dilaksanakan serta di proses dalam satu ruangan besar terbuka yang tidak ada pemisah antara satu proses dengan proses berikutnya, antar kepala bagian, kepala sub bagian, maupun pegawai.
Kelebihan tata ruang terbuka ialah :
a. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara.
b. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.
c. Lebih memudahkan hubungan antar para pegawai. Hal ini dapat menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat karena merasa bekerja sama pada satu ruangan.
d. Penataan lebih fleksibel bila terjadi penambahan pegawai, alat perlengkapan kantor ataupun perubahan mengenai prosedur penyelesaian suatu pekerjaan.
Sedangkan kekurangan dari penggunaan tata ruang kantor terbuka ialah:
a. Keamanan berkurang untuk pekerjaan bersifat rahasia, misalnya bagian keuangan.
b. Kebisingan umum yang disebabkan pergerakan umum atau gangguan tamu.
c. Mudahnya tersebar penyakit menular antar pegawai, misalnya influenza.
d. Penurunan semangat kerja pegawai, karena mereka kehilangan privacy serta kehilangan status yang nyata di kalangan staf senior.
Gambar 2.4 Ruang Kantor Terbuka
3. Panoramik (Landscaped Office)
Perkantoran panoramik merupakan gabungan perkembangan modern dari desain ruangan dengan teknik terbaru untuk menghasilkan sebuah ruangan kantor yang memberikan lingkungan kerja menyenangkan dan hemat dalam penggunaan lantainya. Diusahakan agar ruangan kerja menarik seperti: perabotan kantor dan perlengkapannya dirancang secara bagus; pewarnaan yang indah dan sejuk; perlengkapan dan peralatan memberikan kesan nikmat, halus, dan lembut; gambar hiasan yang serasi; pot tanaman/bunga; tersedia ruangan untuk santai dan beristirahat; serta nuansa yang sedap indah berseni. Sehingga kelebihan dan tata ruang panoramik hampir sama dengan kantor terbuka. Hanya saja terkesan memakan biaya mahal, namun dapat meningkatkan semangat kerja dan mengurangi perpindahan tenaga kerja para pegawai.
Selain itu di dalam Landscaped Office tidak semua pegawai bekerja pada satu ruangan kerja, tetapi ada beberapa pegawai yang bekerja pada suatu ruangan khusus atau ruangan pribadi. Private office ini harus mempertimbangkan: status kedudukan seseorang; melindungi unit yang membutuhkan ketenangan dari gangguan kebisingan; serta melindungi unit yang bersifat rahasia dari penglihatan dan pendengaran unit lain. Menurut Sapir dalam Zulkarnain dan Sumarsono (2015) alasan pokok pimpinan memerlukan kantor pribadi, yaitu: semakin banyak pekerjaan yang memerlukan konsentrasi pikiran dan bersifat rahasia; serta martabat dan wibawa pimpinan bisa tercipta/terpelihara di mata para pegawai/tamu. Area khusus lain yang perlu diperhatikan ialah: ruang rapat, ruang resepsionis, ruang komputer, ruang persuratan, ruang fotocopy, dan ruang penyimpanan arsip.
F. Pendukung Tata Ruang Kantor
Dalam proses penyusunan tata ruang kantor perlu diperhatikan pula faktor pendukung dalam tata ruang kantor itu sendiri. Beberapa hal penting yang mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan antara lain:
1. Cahaya Penerangan
Cahaya adalah sinar atau terang dari sesuatu bersinar (matahari, lampu, bulan) yang memungkinkan mata menangkap bayangan benda di sekitarnya. Penerangan menurut Muhaimin dalam Zulkarnain dan Sumarsono (2015) adalah segala bentuk upaya manusia memanfaatkan sumber penerangan atau sumber cahaya untuk mengenali lingkungannya secara visual. Pada umumnya terdapat dua macam sumber cahaya, yaitu cahaya alam dari matahari dan cahaya buatan dari lampu.
Menurut Muhaimin dalam Zulkarnain dan Sumarsono (2015) sistem penerangan terdiri dari empat jenis, yaitu:
a. Cahaya langsung
Cahaya yang dipancarkan oleh sumber penerangan arahnya langaung ke bidang yang diterangi. Kelebihan penerangan langsung adalah efisiensi penerangan tinggi dan memerlukan sedikit lampu untuk bidang kerja yang luas. Sedangkan kelemahannya adalah bayangannya gelap dan apabila terjadi ganggunan akan sangat berpengaruh karena jumlah lampu yang sedikit.
Gambar 2.5 Sistem Penerangan Langsung
b. Cahaya setengah langsung
Cahaya yang dipancarkan sumber penerangan arahnya tidak langsung ke bidang yang diterangi dan sebagian dipancarkan kea rah yang lain. Hal ini berarti 60%-90% cahaya diarahkan ke bidang kerja dan selebihnya diarahkan ke langit-langit. Penerangan jenis ini lebih efisien digunakan di kantor, toko, kelas, dan tempat kerja.
Gambar 2.6 Sistem Penerangan Setengah Langsung
c. Cahaya setengah tak langsung
Pada penerangan ini 60%-90% cahaya diarahkan ke langit-langit. Distribusi cahaya penerangan ini mirip dengan distribusi penerangan tak langsung, tetapi lebih efisien dan kuat penerangannya lebih tinggi. Pada penerangan tak langsung tidak timbul bayangan, sedangkan pada penerangan setengah tak langsung timbul bayangan walaupun tidak jelas. Sistem ini cocok pada ruangan yang memerlukan modelling shadow, misalnya pada ruang baca.
Gambar 2.7 Sistem Penerangan Setengah Tak Langsung
d. Cahaya tak langsung
Cahaya yang dipancarkan oleh sumber penerangan arahnya sebagian langsung ke bidang yang diterangi dan sebagian diarahkan ke bidang yang lain. Berarti, 90%-!00% cahaya diarahkan ke langit-langit ruangan, sehingga yang dimanfaatkan pada bidang kerja adalah cahaya pantulannya. Pancaran cahaya dapat pula dipantulkan pada dinding, sehingga cahaya yang sampai di permukaan bidang kerja adalah cahaya pantulan dari dinding. Penerangan jenis ini biasanya digunakan pada ruang gambar, ruang perkantoran, rumah sakit, dan hotel.
Gambar 2.8 Sistem Penerangan Tak Langsung
2. Warna
Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2015), warna bersama cahaya adalah faktor yang bisa mempertinggi efisiensi. Warna mempercantik kantor dan memperbaiki kondisi dimana pekerjaan kantor ini dilakukan. Melalui warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat kantor, maka kegembiraan dam ketenangan kerja terpelihara, serta mencegah kesilauan yang mungkin timbul dari cahaya yang berlebihan. Warna yang serasi akan menimbulkan keindahan, kegairahan, dan kenikmatan dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Warna merah, kuning, dan oranye dianggap sebagai warna panas yang dapat menimbulkan efek psikologis untuk merangsang perasaan hangat dan gembira. Sebaliknya, warna biru, violet, dan hijau tua menimbulkan pengaruh ketenangan atau ketentraman yang dapat mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah. Sehingga warna memiliki sifat yang memberikan keindahan, arti psikologis, dan sekaligus juga arti ekonomis.
Warna muda pada dinding dapat memberikan kesan lebih lebar pada ruangan yang berukuran kecil. Warna putih pada plafon memberikan kesan tinggi, sebaliknya warna gelap pada plafon dapat memberi kesan lebih pendek pada ruangan. Warna ruang kantor di daerah tropis seperti Indonesia sebaiknya menggunakan warna netral, sejuk atau redup seperti biru, hijau, abu-abu. Sedangkan warna putih pada ruangan memberi kesan ringan, tentram, nyaman dan terang, namun jika terlau banyak bisa menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku.
3. Udara
Ruangan segar bila di dalamnya terjadi sirkulasi udara yang berkelanjutan. Pertukaran udara yang cukup terutama dalam ruangan kerja sangat diperlukan apalagi bila di dalam ruangan tersebut penuh dengan karyawan. Pertukaran udara yang cukup ini akan menyebabkan kesegaran fisik dari para pegawai. Sebaliknya, pertukaran udara yang kurang akan menimbulkan rasa pengap sehingga dapat menimbulkan kelelahan pegawai bahkan sesak napas. Iklim tropis Indonesia juga dapat menyebabkan efek penekanan pada prestasi kerja, karena udara panas dan lembab yang masuk menimbulkan rasa kantuk, cepat lelah, dan kurang gairah kerja.
4. Suara dan Musik
Suasana kantor yang gaduh jarang disebut sebagai kantor efisien karena tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Bunyi gaduh, ribut, bising, dan ramai akan mengganggu konsentrasi kerja pegawai. Pengaruh suara yang bising dalam jangka waktu tertentu bisa membuat orang menjadi sangat lelah dan lekas marah. Untuk menghindari kebisingan, unit tugas yang sering menggunakan mesin atau alat gaduh diletakkan pada ruang khusus dan diberi peredam suara dengan karton tebal berlobang pada dinding atau lantai, serta memberi lapisan karet busa tipis dibawah mesin ketik.
Musik mempunyai pengaruh psikologis cukup tinggi. Musik dapat memperbaiki kondisi pekerjaan dengan meringankan kelelahan rohani dan penglihatan, mengurangi ketegangan saraf, serta para pegawai menjadi betah di ruangan kantor untuk bekerja. Sehingga musik dapat menambah produktivitas kerja, karena dari lagu yang tenang bisa mengurangi ketegangan saraf dan kejemuan, serta menambah semangat kerja. Namun musik juga harus diputar sesuai dengan suasana dan tempatnya. Oleh sebab itu jika mengadakan musik saat jam kerja kantor, maka sebaiknya diputar secara periodik (tidak terus-menerus) dan dipilih musik yang tidak hot, tetapi juga tidak terlalu soft.
5. Dekorasi
Manusia juga memerlukan pemenuhan kebutuhan rohani, khususnya adalah pemenuhan kebutuhan psikis berupa penciptaan suasana tata ruang kantor yang indah, nyaman, bersih, dan serasi untuk dilihat dan dirasakan. Lingkungan yang tidak menarik akan menimbulkan depresi dan mengurangi semangat kerja. Sehingga harus diusahakan situasi tata ruang yang luwes untuk menghilangkan kebosanan.
Dekorasi memegang peranan untuk menciptakan suasana ruang kerja perkantoran melalui pemasangan gorden yang menarik dalam ruangan, lantai dengan hamparan permadani, dinding yang dihiasi dengan lukisan-lukisan yang indah maupun gambaran yang berkaitan dengan fungsi dan tugas kantor. Selain itu ruangan juga dilengkapi dengan pohon hias dan bunga ditata rapi. Ruang yang sejuk akan menambah nyaman apabila udaranya diberi wewangian atau pengharum ruangan dengan fresh air.
6. Kebersihan
Keadaan kantor yang bersih dan rapi tidak hanya mendukung kesehatan dan kesejahteraan umum pegawai, tetapi juga kerapian dan keakuratan pekerjaan. Pegawai yang bekerja di dalam kantor yang kotor dan tidak rapi cenderung menjadi tidak rapi dan ceroboh dalam bekerja. Sebaliknya para pegawai yang bekerja di dalam lingkungan kantor yang bersih dan rapi akan terbiasa rapi dan akhirnya bangga dengan keakuratan serta penampilan pekerjaan mereka. Kebersihan jiwa pegawai juga perlu dibina dengan menyediakan tempat ibadah seperti mushola di kantor.
Jumlah petugas kebersihan kantor harus cukup memadai dan dilengkapi dengan peralatan dan bahan yang sesuai untuk pekerjaan mereka. Betapapun baiknya kantor dibersihkan setiap hari, maka debu tetap akan menumpuk dalam lemari arsip, rak dan lemari, serta di belakang peralatan dan perabot yang diletakkan rapat ke dinding. Oleh sebab itu apaliba suatu bagian kantor sudah tiba waktunya untuk dibersihkan secara tuntas, maka rak, lemari, lemari arsip, dan meja kerja harus di kosongkan dari dokumen sehingga semua debu dan kotoran yang bertumpuk dapat dihilangkan.
7. Keamanan
Kantor memerlukan keamanan, baik untuk menjaga barang-barang fisik lembaga maupun keamanan informasi (dokumen dan arsip) yang penting. Jadi semakin penting segala sesuatu yang berharga bagi kantor sekolah, maka semakin tinggi pula keamanan untuk menjaganya. Penggunaan mesin shredder untuk menghancurkan dokumen arsip rahasia lembaga agar tidak jatuh ke pihak yang tidak bertanggung jawab, adalah salah satu cara yang bisa dilakukan sekolah. Jumlah petugas keamanan (satpam) harus cukup memadai serta dilengkapi dengan kemampuan bela diri, peralatan, dan bahan yang sesuai untuk pekerjaan mereka. Selain itu bisa digunakan kamera CCTV untuk menjaga dan memantau keamanan lingkungan sekolah selama 24 jam yang di dukung dengan sarana dan prasarana penunjang dari sistem keamanan tersebut.
8. Lingkungan Fisik
Negara Inggris memiliki undang-undang kantor (the offices act) tentang syarat-syarat lingkungan fisik (physical conditions) yang harus diusahakan di setiap kantor. Beberapa syarat tersebut sudah dibahas di atas, sedangkan beberapa syarat tambahan ialah kantor harus menyediakan: fasilitas kesehatan seperti toilet dan kotak obat P3K dilengkapi petugas terlatih, tempat air minum, tempat pakaian basah, lantai atau gang tidak licin, tangga diberi pegangan dan bagian terbuka diberi pagar, mesin berbahaya diberi pelindung, alarm dan alat pemadam kebakaran, serta nomor telepon dan pintu darurat untuk keadaan bahaya.
Sekolah sebagai sebuah lembaga pendidikan hendaknya juga memperhatikan lingkungan fisik di dalam kantornya. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan ide atau inovasi baru untuk kemajuan sekolah. Sehingga ada kalanya kantor memerlukan tenaga arsitek untuk merancang penataan ruang dan lingkungan kantor. Namun para TAS sebagai pelanggan internal juga perlu dilibatkan dalam proses perancangannya, karena para pegawai TAS yang paling mengetahui hal terbaik yang dibutuhkan untuk ruang atau lingkungan kantor tersebut.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Tata ruang kantor sekolah merupakan penyusunan alat dan bahan yang digunakan dalam pekerjaan kantor di sekolah sesuai dengan tempatnya serta pengaturan ruang yang digunakan untuk bekerja dan dapat memberikan kepuasan dan kenyamanan pegawai sekolah saat bekerja sehingga dapat meningkatkan kualitas pekerjaan.
Tujuan penataan ruang kantor adalah untuk menjadikan kantor sekolah yang siap pakai bagi kepala sekolah dan/atau pegawai tata usaha sekolah.
Dalam penataan ruang kantor, asas yang harus diperhatikan adalah asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruangan, asas perubahan susunan tempat kerja, dan asas integrasi kegiatan.
Sarana di kantor meliputi peralatan perlengkapan kantor (office supplies), mesin-mesin kantor (office machine), perabot kantor (office furniture), dan interior kantor (office interior).
Jenis atau bentuk tata ruang kantor dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu tertutup (closed plan office), terbuka (opened plan office), dan panoramik (landscaped office).
Dalam proses penyusunan tata ruang kantor perlu diperhatikan pula faktor pendukung dalam tata ruang kantor itu sendiri. Beberapa hal penting yang mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan antara lain cahaya penerangan, warna, udara, suara dan musik, dekorasi, kebersihan, keamanan, dan lingkungan fisik.
B. Saran
Dalam mengelola kantor sekolah, hendaknya lebih memperhatikan asas dan prinsip tata ruang kantor, serta memperhatikan faktor-faktor pendukung tata ruang kantor. Dengan begitu, penyelenggaraan kegiatan administrasi di sekolah dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
DAFTAR RUJUKAN
Bafadal, I. 2014. Manajemen Perlengkapan Sekolah, Teori dan Aplikasinya. Jakarta: Bumi Aksara.
Gie, T. L. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana
Zulkarnain, W. & Sumarsono, R. 2015. Manajemen Perkantoran Profesional. Malang: Gunung Samudera.
6 Desember 2018 pukul 16.09
Bosan tidak tahu mau mengerjakan apa pada saat santai, ayo segera uji keberuntungan kalian
hanya di D*EW*A*P*K / pin bb D87604A1
dengan hanya minimal deposit 10.000 kalian bisa memenangkan uang jutaan rupiah
dapatkan juga bonus rollingan 0.3% dan refferal 10% :)